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Avis de prospection immobilière

Prise en location par la Région de Bruxelles-Capitale d’un immeuble destiné à accueillir ses archives semi-dynamiques et son dépôt patrimonial

I. Contexte

En 2017, Bruxelles Urbanisme et Patrimoine (BUP) est devenu un service public régional autonome ; en 2018, il a adopté la dénomination Urban.brussels. Urban.brussels est basé dans l’immeuble ARCADIA situé Mont des Arts,10-13 à 1000 Bruxelles.

Urban.brussels recherche un immeuble destiné à accueillir ses archives semi-dynamiques et son dépôt patrimonial. Accessoirement, l’immeuble devra comprendre des surfaces de bureau (local administratif, et espace permettant aux personnes qui consultent les archives, chercheurs, visiteurs etc. de travailler).

Les caractéristiques du bail sont les suivantes :

  • début du bail : entre le 15 novembre 2020 (scénario idéal) et le 31 janvier 2021 (délai maximum)
  • période 1 : durée initiale ferme jusqu’au 31 décembre 2024;
  • période 2 : les propositions immobilières doivent par ailleurs inclure une option en vue de la prolongation de ce bail – avec d’éventuels nouveaux incentives – jusqu’au 31 décembre 2036.

 

II. Sélection

Pour être pris en considération, l’immeuble proposé devra satisfaire les critères suivants :

Pour être pris en considération, l’immeuble proposé devra satisfaire les critères suivants :

  1. Offrir une superficie totale de minimum 3000 m² pendant la durée initiale du bail (jusqu’au 31 décembre 2024) et une superficie totale de minimum 4600 m² pendant la deuxième période, optionnelle dans le chef du preneur (du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2036).

Ces surfaces se décomposent comme suit (m²  PA)([1]) :

Avant 2025 À partir de 2025
 

(1) Dépôt patrimonial

 

(2) Archives semi-dynamiques Urban

 

 

2050

 

400

 

 

2.900

 

1000

 

(3) Locaux administratifs et de gestion et espace de recherche pour visiteurs / chercheurs / spécialistes 150 300
(4) Façade Aubecq 400 400
TOTAL GENERAL : 3000 4600

 

  1. Localisation en Région de Bruxelles-Capitale.

 

  1. Pour les locaux d’archives et de dépôt patrimonial : offrir un taux d’hygrométrie et une température stables (cf. normes internationales pour une conservation passive) ; idéalement :
  • Humidité relative : entre 48% et 55% (jamais plus que 65%) ; les fluctuations pendant 24h doivent être inférieures à 3% ;
  • Température : entre 16°C et 18°C (pas plus que 20°C) ; les fluctuations pendant 24h doivent être inférieures à 3°C ;
  • Les systèmes de climatisation doivent être adaptés au volume des pièces, à leur isolation,…

 

  1. Les locaux administratifs et de gestion et l’espace de recherche pour visiteurs / chercheurs / spécialistes doivent être conformes à un usage de bureau.

 

  1. Pour la partie « archives semi-dynamiques » et la collection archéologique : possibilité d’installer des rayonnages mobiles (type « compactus »), avec les contraintes de poids que cela implique.

 

  1. Pour la partie «Façade Aubecq » (il s’agit d’une façade classée qui a été démontée d’un immeuble de style art nouveau) :
  • la façade est constituée de 570 pièces. Le poids de chaque pierre varie entre une dizaine de kg et 3 tonnes pour les dalles du balcon. La plupart des pierres pèsent entre 100 et 300 kg ;
  • charge à prévoir d’environ 900 kg/m² ;
  • espace situé au rez-de-chaussée permettant un accès pour camions ;
  • idéalement +/- 6 m de hauteur sous plafond (pour pouvoir utiliser les grappins) ;
  • superficie minimale de 400 m² (si positionnement tout à plat).

 

  1. Si l’immeuble n’est pas mono-occupant, les surfaces occupées par Urban.brussels devront être contiguës

 

  1. Offrir un emplacement de parking pour camionnette

 

  1. Offrir une bonne accessibilité en transports en commun, en particulier en métro ou en train depuis l’ARCADIA (Gare centrale)

 

  1. A la date de prise de cours du bail, l’immeuble devra être en ordre de permis, et en conformité avec les diverses normes techniques applicables aux lieux de travail

 

[1] Les besoins sont exprimés en m² PA (Primary Area – Surface Primaire) tels que définie par la norme européenne EN15221-6 – «  Facility Management Part 6 – Area and Space measurement ».  La Surface Primaire (PA) est une sous-division de la surface nette, mais elle ne contient ni les locaux techniques, ni les circulations (horizontales et verticales), ni les sanitaires. C’est donc la surface qui est réellement utilisable dans un immeuble pour l’exercice des activités propres de l’utilisateur. Cette surface PA contient donc uniquement les surfaces dans lesquelles on peut créer des zones de dépôt, de stockage, de rangement, de réunions, etc.

 

III. Modalités de participation

Les manifestations d’intérêt doivent être envoyées au plus tard le 07.08.2020 à 17h00 par e-mail à l’adresse suivante : building@urban.brussels.

Les manifestations d’intérêt comprendront :

  1. le formulaire ci-joint complété, à renvoyer en format Word et en format PDF signé ;
  1. un descriptif de l’immeuble proposé, incluant sa localisation et des photos de la façade et de l’intérieur ;
  2. le cas échéant, toutes autres informations ou présentations utiles permettant d’apprécier la conformité de l’immeuble aux critères énumérés au point II ci-dessus.

 

IV. Suite de la procédure

Les personnes ayant proposé les immeubles répondant le mieux aux critères ci-dessus seront invitées à remettre offre sur la base d’un formulaire plus détaillé qui leur sera envoyé (Request for proposal).

Des visites des meilleurs immeubles seront organisées et les conditions du bail seront discutées.

Les offres seront comparées sur la base des critères qui seront précisés dans la Request for proposal et qui incluront, outre les aspects financiers du bail, (i) le caractère fonctionnel de l’immeuble, (ii) la localisation de l’immeuble et son accessibilité en transports publics, en particulier depuis l’ARCADIA, et (iii) les performances techniques et énergétiques de l’immeuble.

 

Manifestation d’intérêt : formulaire à renvoyer au plus tard le 07.08.2020 à 17h00 par email (en version Word puis en version PDF signée) à l’adresse suivante : building@urban.brussels